اشتباهات ثبتی و نحوه اصلاح و رسیدگی به آنها چگونه است؟ 

اشتباهات ثبتی در قانون ثبت تعریف نشده است. لکن در دکترین حقوقی، اشتباه ثبتی خطایی است، که در مراحل مختلف جریان ثبت ملک و صدور سند مالکیت ممکن است حادث شود. این اشتباهات ثبتی ممکن است، در هنگام تقاضای ثبت ملک، در مرحله اقدامات مقدماتی و یا در جریان ثبت ملک و صدور سند اتفاق بیفتد. اشتباه ثبتی ممکن است مربوط به ملک، سند مالکیت، تقاضا دهنده ثبت ملک و یا در ارتباط با موارد دیگری باشد. در هر صورت، این اشتباهات ثبتی اگر مؤثر در جریان ثبت باشد و یا به حقوق اشخاص ثالث خللی وارد نماید، حسب مورد در صلاحیت هیات نظارت و شورای عالی ثبت و دیوان عدالت اداری و مراجع قضایی می باشند.

 انواع اشتباهات ثبتی 

در قانون ثبت از دو نوع اشتباه نام برده شده است، اشتباه مؤثر و اشتباه غیر موثر. اما در قانون تعریفی از اشتباهات به میان نیامده است. اما در کتب حقوقی اشتباه به این ترتیب تعریف شده است. اما در کتب حقوقی اشتباه به این ترتیب تعریف شده است:

1. اشتباهات ثبتی مؤثر: عبارت است از اشتباهی که باعث کتمان حقیقت شده و هدف قانونی آگهی را زایل بنماید و در صورت وقوع بی تردید آگهی مربوطه باید تجدید شود.
2. اشتباهات ثبتی غیر موثر: آنهایی است که در جریان امر هیچ گونه تأثیر و خللی در اصل موضوع ایجاد نمی کند.

انواع اشتباهات ثبتی در آگهی نوبتی

 پس از قبول تقاضای ثبت و تنظیم اظهارنامه و اخذ هزینه های مربوط نسبت به املاک و با هدف جلوگیری از تضییع حقوق افراد حقیقی یا حقوقی مشخصات مجهول المالک تقاضا برای اطلاع عموم آگهی می شود. این ملک آگهی در فواصل معینی در سال و با توجه به تاریخ تقاضا اول مرداد ماه اول آبان ماه اول بهمن ماه و اول اردیبهشت ماه سال بعد منتشر می گردد تا چنانچه اشخاصی که برای خود حقی قائل هستند تا ۹۰ روز پس از انتشار آگهی نوبتی اعتراض خـود را بـه اداره ثبت محل تسلیم نماید و تا یک ماه پس از تسلیم اعتراض نیز باید در دادگاه صالح اقامه دعوی نماید حال ممکن است در تنظیم این آگهی ها اشتباهی رخ دهد.

این اشتباهات طی فهرستی که در تاریخ ۲۴ اسفند ۱۳۵۲ به تصویب شورای عالی ثبت رسیده است به اشتباهات مؤثر و اشتباهات غیر موثر در آگهی نوبتی تقسیم شده است.

• اشتباهاتی از قبیل اشتباه در نام مستدعی ثبت و اشتباه در نام خانوادگی متقاضی ثبت در مواردی که نام خانوادگی اساساً آگهی نشده و یا تمام نام خانوادگی اشتباه شده باشد. اشتباه مؤثر است. مانند اینکه نام متقاضی ثبت غلام باشد و در آگهی نوبتی قدرت قید شده باشد و یا اینکه نام خانوادگی نصراللهی باشد و در آگهی حسن زاده درج شده باشد.

اما چنانچه اشتباه در مضاف الیه نام خانوادگی یا عدم ذکر مضاف الیه باشد، اشتباه غیر مؤثر است. مانند اینکه نام خانوادگی متقاضی اسلامی پور باشد و در آگهی اسلامی قید شده باشد یا بالعکس در آگهی اسلامی پور قید شده باشد در حالی که نام خانوادگی متقاضی اسلامی یا چنانچه نام خانوادگی مالک قید نشده باشد ولی نام پدر قید شده باشد اشتباه غیر موثر است.

• اشتباه در محل وقوع ملک نیز در صورتی که طوری ذکر شده باشد که منطبق با محل دیگری گردد مانند موردی که محل وقوع ملک سنندج باشد و در آگهی دهگلان قید شده باشد و اشتباه در نام قریه یا مزرعه یا قنات مورد تقاضای ثبت اشتباه مؤثر است. اشتباه در نوع ملک در جایی است که ملک مورد تقاضا یک قطعه باغ باشد و در آگهی یک قطعه زمین قید شده باشد اشتباه مؤثر است. در زمان پلاک کوبی که خود از ابتدایی ترین اقدام برای ثبت املاک است برای کلیه نواحی واقع شده در شهر یا روستا … پلاک اصلی تعیین می شود و در زمانی که تقاضای ثبت برای ملکی به اداره ثبت تسلیم می شود و پس از تنظیم اظهارنامه برای هر پلاک مخصوص تعیین می شود که پلاک فرعی ملک است، چنانچه در زمان انتشار آگهی شماره اصلی ملک اشتباهی رخ داده باشد یا شماره آن ذکر نشده باشد اشتباه مؤثر رخ داده است.

اما در خصوص پلاک فرعی وضع به این منوال نیست در خصوص اشتباه در شماره فرعی ملک باید گفت که چنانچه در اظهارنامه هم شماره فرعی ملک اشتباه باشد، موضوع از اشتباهات مؤثر است. اما اگر در اظهار نامه شماره فرعی ملک صحیحاً قید شده باشد و فقط در آگهی نادرست باشد غیر موثر است.

از دیگر اشتباهات غیر موثر در آگهی نوبتی می توان گفت، هرگاه زائــد بـر مـیـزان مورد تقاضای ثبت منتشر شده باشد و اشتباه در ذکر شهرت ملک شده باشد یا اصلاً شهرت ملک ذکر نشده باشد، اشتباه پیش آمده غیر موثر است، مثلاً میزان مالکیت مستدعی دانگ باشد و در آگهی منتشره میزان مالکیت سه دانگ درج شده باشد از ثبت در دو اشتباهات غیر موثر رخ داده است.

انواع اشتباهات ثبتی در آگهی تحدیدی

پس از انتشار آگهی نوبتی آگهی تحدید حدود منتشر می شود. هدف از انتشار این آگهی اعلام زمان دقیق بازدید از ملک مورد تقاضای ثبت توسط نماینده و نقشه بردار ثبت و تعیین و تحدید حدود اربعه ملک مورد نظر است این تاریخ بازدید به روز، ماه، سال و ساعت اعلام می گردد و ضمن آن از مستدعی ثبت و مجاورین دعوت به عمل می آیــد تـا در زمان مشخص شده حاضر باشند متقاضی ثبت بایستی با اخذ روزنامه ای که برای انتشار آگهی ها در نظر گرفته شده یا با مراجعه به واحد ثبتی از روز تعیین شده برای مورد تقاضا به نماینده و نقشه بردار مطلع و در روز مقرر جهت عزیمت به محل به اتفاق نماینده و نقشه بردار به اداره ثبت مراجعه نماید. عدم حضور مجاورین مانع تحدید حدود نیست و چنانچه مالک غایب باشد، مطابق با اظهارات مجاورین تحدید حدود به عمل خواهد آمد و اگر مجاورین هم غایب باشند تحدید حدود به عمل می آید. پس از تعیین حدود چنانچه معترضی باشد بایستی از تاریخ تعیین حدود و تنظیم صورت مجلس تحدیدی به مدت ۳۰ روز اعتراض خود را به واحد ثبتی تسلیم و از تاریخ تسلیم اعتراض به واحد ثبتی یک ماه فرصت دارد به دادگاه صالحه مراجعه و دادخواست خود را تقدیم و گواهی تقدیم دادخواست را اخذ و به اداره ثبت تسلیم نماید. املاک پس از آگهی نوبتی به منظور تثبیت حدود آگهی می شوند، چنانچه مالکین مجاور و یا صاحبان حقوقی ارتقاقی ( حقوقی که املاک دیگر به ملک مورد تحدید حدود دارد مانند حق عبور و باز کردن درب و پنجره) داشته باشند، می توانند از تاریخ تنظیم صورت جلسه تحدید حدود به مدت ۳۰ روز اعتراض خود را به اداره ثبت محل تسلیم نمایند و پس از آن نیز ظرف مدت یک ماه در دادگاه صالح اقامه دعوی نماید.

1. اشتباه در تنظیم آگهی تحدیدی نیز خود به دو دسته تقسیم می شود، اشتباهات مؤثر و اشتباهات غیر موثر. 

اشتباه در شماره پلاک اعم از اصلی یا فرعی یا عدم ذکر هر یک از آنها و اشتباه یا عدم ذکر نام یا نام خانوادگی متقاضی ثبت یا قائم مقام قانونی وی از اشتباهات موثراند. همچنین اشتباه در محل وقوع ملک یا در نوع ملک نیز از این دسته اند. عدم رعایت مقررات ماده ۶۷ آئین نامه قانون ثبت نیز که اذعان می دارد فاصله انتشار آگهی تحدید و روز تحدید حدود کمتر از ۲۰ روز و بیش از ۶۰ روز نباید باشد نیز از اشتباهات مؤثر است؛.

2. اما اشتباه در مضاف الیه نام خانوادگی یا عدم قید آن، یا عدم قید و یا اشتباه در ذکر نام و نام خانوادگی بعضی از شرکا مشروط بر اینکه حداقل نام و نام خانوادگی یکی از متقاضیان صحیح آگهی شده باشد و یا اشتباه در ذکر مقدار مورد تقاضا اعم از اینکه بیشتر یا کمتر آگهی شده باشد از دسته اشتباهات غیر موثر هستند. اشتباه در نشر آگهی بنام فروشنده در صورتی که اطلاع اداره از وقوع معامله پس از انتشار آگهی تحدید باشد، انتشار آگهی تحدید حدود اختصاصی قبل از آگهی انتشار ماده ۱۴ قانون ثبت.

انواع اشتباهات در عملیات ثبتی

در خصوص عملیات ثبتی و امکان اشتباه در آن می توان گفت که این اشتباهات نیز مانند موارد بیان شده در خصوص آگهی های نوبتی و تحدیدی شامل اشتباهاتی است که از طرف مستخدم اداره ثبت و به تناسب شغل او صورت می پذیرد و بروز اشتباه راجع به یکی از اقدامات مربوط به اعمال قبل از صدور سند مالکیت است که در چهار بند قابل بررسی است.

• اول: جایی که در ذکر جهات اربعه ملک در صورت مجلس تحديد حدود اشتباه شده باشد.
• دوم: وقتی عملیات تحدید حدود بنا بر معرفی مالک یا نماینده قانونی او در وقت مقرر به عمل آمده اما اشتباهاً صورت مجلس تحدید حدود به امضاء مالک یا نماینده قانونی او نرسیده باشد.
• سوم:هرگاه تحدید حدود در غیر از روز مذکور در آگهی تحدیدی به عمل آمده و همچنین در صورتی که صورت مجلس تحدیدی به امضاء نماینده نرسیده باشد. 
• چهارم: در مواردی که نقشه بردار در عملیات تحدیدی حاضر بوده و نقشه مربوطه را تهیه و امضاء و تسلیم نموده است و صورت مجلس تحدیدی هم با ذکر طول اضلاع تنظیم شده ولی اشتباهاً صورت مجلس به امضاء نقشه بردار نرسیده باشد. در خصوص اشتباهات چهارگانه فوق مطابق با مصوبه هیئت نظارت منطقه مرکزی و تصویب شورای عالی ثبت با اختیار حاصل از ماده ۱۰ آئین نامه ماده ۲۵ اصلاحی قانون ثبت بدون نیاز به طرح در هیات نظارت در واحدهای ثبتی به موارد رسیدگی شده و به اگر اشتباه در ذکر جهات اربعه ملک باشد. پس از تطبیق با مجاورین که تحدید آنها به شرح ذیل عمل می کند عمل آمده و احراز عدم تجاوز به مجاورین و شوارع صورت مجلس تحديد حدود اصلاح میشود. چنانچه صورت مجلس تحدید حدود به امضاء مالک یا نماینده قانونی او نرسیده باشد در صورتی که با مجاورین اختلافی در بین نباشد، صورت مجلس   صورت مجلس آن به امضاء نماینده محدد نرسیده باشد در هر دو مورد عملیات تحدیدی با انتشار آگهی تحدیدی تجدید خواهد شد. در نهایت اگر صورت مجلس تحدیدی به امضاء نقشه بردار نرسیده باشد در صورتی که نقشه با صورت مجلس تحدیدی از هر حیث منطبق بوده و هیچ گونه اختلافی نداشته باشد عملیات ثبتی ادامه پیدا می کند.

اشتباهات ثبتی در املاک ثبت شده 

هرگاه عملیات مقدماتی ثبت پایان یافت مشخصات ملک در دفتر املاک ثبت و مالکیت با قید مشخصات کامل مالک و بیان موارد بازداشت و رهن صادر میگردد. اگر در زمان صدور سند مالکیت اشتباهی رخ دهد، مشمول اشتباه در املاک ثبت شده است. این طیف بیشتر شامل اشتباهات قلمی و نوشتاری هستند. مانند اشتباه در شماره و یا شهرت و یا نوع ملک و یا محل وقوع آن و همچنین نام یا نام خانوادگی مالک در اظهارنامه و آگهی نوبتی صحیحاً قید ولی در موقع ثبت ملک دفتر املاک یا سند مالکیت یا در یکی از موارد مذکور اشتباهی شده باشد یا هر گاه نام مالک یا شماره شناسنامه مالک یا محل صدور آن در اظهارنامه صحیحاً قید ولی در موقع ثبت ملک در دفتر املاک یا در سند مالکیت اشتباهی شده باشد یا هرگاه سهم مالک اشتباهاً زائد بر میزانی که تقاضا و آگهی شده و یا مورد انتقال واقع گردیده ثبت و سند مالکیت صادر و تسلیم شده باشد و مالک در اداره حاضر و کتباً این موضوع را گواهی نماید، اصلاح این اشتباهات زمانی صورت می گیرد که :

1. وقوع اشتباه محرز باشد، مانند جایی که اسم مالک  حسن است و در سند مالکیت یا در دفتر املاک حسین قید شده است. 
2. علم به واقع با قراین به وجود می آید در مثال قبلی مدعی برای اثبات ادعا باید شناسنامه و کارت ملی خود را ارائه دهد.
3. اصلاح اغلاط به حقوق کسی خللی وارد نسازد.

 اما هر گاه در تعیین شماره ملک یکی از مجاورین در صورت مجلس تحدیدی و ثبت ملک یا یکی از آنها اشتباه شده باشد با معاینه محل و تطبیق با پرونده مجاور و احراز وقوع اشتباه و نبودن اختلاف و تعارض در صورتی که در حدفاصل تغییری داده نشود و اقدام به رفع اشتباه خللی به حق غیر نرساند، در رفع اشتباه یا قید شماره صحیح ملک در ملاحظات ثبت ملک و سند مالکیت اقدام می شود.

مراجع صالح به رسیدگی به اشتباهات ثبتی

چنانچه در هر مرحله ای از جریان عملیات ثبت سند رسمی با اشتباه مواجه شدید، ابتدا بایستی به نوع اشتباه و چگونگی آن توجه داشت. بر اساس قوانین داخلی، حسب مورد چهار مرجع صالح برای رسیدگی به اشتباهات ثبتی وجود دارد، لکن حدود صلاحیت ذاتی هر یک با توجه به نوع اشتباه متفاوت است. علی ایحال این مراجع عبارتند از:

1. هیات نظارت ثبت 
2. شورای عالی ثبت
3. دیوان عدالت اداری 
4. مراجع قضایی 

حدود صلاحیت هیات نظارت ثبت در رسیدگی به اشتباهات ثبتی 

با توجه به گستردگی صلاحیتهای اداره ثبت در صدور اسناد، صدور اجراییه ها و سایر مسئولیتهای قانونی، بالطبع اشتباهاتی که ممکن است در راستای انجام این اعمال و تنظیم این اسناد رخ دهد قابل احصاء نیست. از طرفی در مقر هر استان فقط یک واحد هیئت نظارت دایر است. مضافا اینکه، تشکیل پرونده و رسیدگی به کلیه اشتباهات ثبتی در هیات نظارت باعث ورود حجم پروندههای بسیار و کند شدن رسیدگی در این هیات می شود. 

بر همین اساس ماده ۱۰ آئین نامه اجرایی رسیدگی اسناد مالکیت معارض مصوب ۱۶ اردیبهشت ۱۳۵۲ برای تسریع در کار هیات های نظارت ثبت و به منظور ایجاد رویه واحد اختیار تفویض صلاحیت ها در حدود اشتباهات فوق را به رؤسای واحدهای ثبتی داده است. 

لذا مطابق با دستور شماره ۱۴۰۰ مورخ ۱۳۵۳/04/01 چنانچه اشتباه در مندرجات آگهی نوبتی یا تحدیدی یا اشتباه در عملیات ثبتی و سند مالکیت در حدود موارد فوق باشد، رئیس ثبت شهرستان به موضوع رسیدگی و اتخاذ تصمیم می نماید. اما چنانچه اشتباه خارج از موارد معنونه باشد، هیات نظارت ثبت راساً اقدام خواهد نمود، با این وجود صلاحیت هیات نظارت در رسیدگی به اشتباهات ثبتی اصل است و در صورت تردید این هیئت نظارت است، که رسیدگی و اتخاذ تصمیم می نماید، چون صلاحیت هیات نظارت ثبت را قانون تبیین و دستورالعمل تاب مقاومت در برابر قانون را ندارد.

در نتیجه صلاحیت هیات نظارت در رسیدگی به اشتباهات ثبتی را می توان در ۵ مورد بررسی نمود:

• بند اول: اشتباه در جریان مقدماتی ثبت املاک

عملیات مقدماتی ثبت همه کارهایی است که بعد از اتمام آنها، اداره ثبت آمادگی سند مالکیت را دارد. به بیان دیگر بعد از اقدامات مقدماتی ثبت ملک مقرر در قانون ثبت و پایان مواعد قانونی مورد نظر، اداره ثبت آمادگی صدور سند مالکیت را دارد، هرگاه هیات نظارت تشخیص دهد که در جریان مقدماتی ثبت املاک اشتباه مؤثر واقع شده و آن اشتباه و همچنین عملیات بعدی که اشتباه مزبور در آن مؤثر بوده ابطال و جریان ثبت طبق مقررات تجدید یا تکمیل یا  اصلاح می گردد. 

اگر در مندرجات اظهارنامه ثبتی ۱ از لحاظ مشخصات ملک و یا متقاضی ثبت اشتباهی شده باشد. مانند اینکه در شماره بخش، پلاک اصلی، پلاک فرعی نوع ملک و مساحت و نام و نام خانوادگی شماره شناسنامه، محل صدور آن، نام پدر و تابعیت آن موردی اشتباه قید شده باشد، اصلاح و تکمیل آن با هیات نظارت است. 

• بند دوم: اشتباه در جریان ثبت ملک و صدور سند مالکیت

اشتباه عبارت از تصور خلاف واقع از چیزی و انعکاس آن در تصدیقات. بنابراین هرگاه در موقع ثبت ملک و یا ثبت انتقالات بعدی صرفاً به علت عدم توجه و دقت نویسنده سند مالکیت و یا دفتر املاک اشتباه قلمی رخ دهد و همچنین در صورتی که ثبت دفتر املاک مخالف یا مغایر سند رسمی یا حکم نهایی دادگاه باشد، هیات نظارت پس از رسیدگی و احراز از وقوع اشتباه دستور اصلاح ثبت دفتر املاک و سند مالکیت را صادر خواهد کرد. رأی هیأت نظارت در مورد آن بند با توجه به تبصره ۳ ماده ۲۵ قانون ثبت قطعی است. 

• بند سوم: اشتباه در جریان مقدماتی تا ثبت ملک در دفتر املاک 

عملیات مقدماتی ثبت با نشر آگهی ماده ۱۰ قانون ثبت آغاز می شود و با اتمام کارهای تحديد حدود و تهیه پیش نویس سند مالکیت خاتمه می یابد. بعد از اتمام عملیات مقدماتی ثبت، ملک در دفتر املاک ثبت شده و سند مالکیت مطابق دفتر املاک صادر می شود. 

اشتباهاتی که قبل از ثبت ملک در جریان عملیات مقدماتی ثبت پیش آمده و موقع ثبت ملک در دفتر املاک مورد توجه قرار نگرفته بعداً اداره ثبت متوجه آن اشتباهات گردد در هیئت نظارت مطرح می شود و در صورتی که پس از رسیدگی وقوع اشتباه محرز و مسلم تشخیص گردد و اصلاح اشتباه به حق کسی خلل نرساند، هیئت نظارت دستور رفع اشتباه و اصلاح آن را صادر می نماید و در صورتی که اصلاح مزبور خللی به حق کسی برساند به شخص ذینفع اخطار می کند که می تواند به دادگاه مراجعه نماید و اداره ثبت دستور رفع اشتباه یا اصلاح آن را پس از تعیین تکلیف نهایی در دادگاه صادر خواهد کرد. هیئت نظارت تنها به اختلافات بین اداره ثبت و اشخاص رسیدگی می کند و هرگاه نتیجه رسیدگی به دعوی و یا اشتباه مزاحمت در حقوق اشخاصی خارج از پرونده مطروحه باشد، دیگر هیات صلاحیت رسیدگی ندارد و خواهان باید از طریق مراجع دادگستری به دادخواهی اقدام نماید.

• بند چهارم: اشتباه در جریان عملیات تفکیکی

ورود به بحث این بند لازم است توضیحاتی در خصوص تفکیک و عملیات تفکیکی بیان گردد. تفکیک در عرف ثبتی عبارت است، از تقسیم مال غیر منقول به قطعات کوچکتر به طور مثال مالک یا مالکین یک قطعه زمین توافق می نمایند، آن را به قطعات کوچکتر تقسیم نمایند که پس از تقسیم زمین به قطعات کوچکتر عملیات تفکیک زمین صورت گرفته است؛ و این عمل در اداره ثبت توسط کارشناسان (نماینده و نقشه بردار به موجب تنظیم صورت مجلس تحت عنوان صورت مجلس تفکیکی به انجام میرسد که پایه و اساس تنظیم سند تفکیکی قطعات میباشد.

دادگاه ها و ادارات ثبت اسناد و املاک مکلف اند بنا به تقاضای مالک یا مالکین مبنی بر تفکیک و ارائه نقشه تایید شده شهرداری و مصوب بر اساس ضوابط طرح جامع تفصیلی یا هادی و دیگر ضوابط مربوط به شهرداری نسبت به تفکیک اراضی واقع در محدوده شهرها و حریم آنها اقدام نمایند .( ماده ۱۵۴ اصلاحی قانون ثبت )

به موجب بند ۶ ماده 25 قانون ثبت، رسیدگی و رفع اشتباهی که در عملیات  تفکیکی رخ دهد و منتج به انتقال رسمی و یا ثبت دفتر املاک شود با هیئت نظارت است، مشروط بر اینکه رفع اشتباه مزبور خللی به حق کسی نرساند.  اشتباه در تفکیک گاه تقدیمی از مربوط به متن مستندات سند مالکیت صورت مجلس تفکیکی است؛ یعنی مستندات سوی مالک دارای اشتباه بوده که با تبعیت از آن در تفکیک اشتباه رخ می دهد و گاه اشتباه ناشی از بی دقتی مامور در عملیات تفکیک است، مبنی بر اینکه قطعات تفکیکی در محدوده سند مالکیت قرار داشته یا خیر و بر اثر این بی دقتی و سهل انگاری در تشخیص و تعیین حدود سند مالکیت و تطبیق آن با محل به املاک مجاور یا اراضی عمومی تجاوز صورت می گیرد و همچنین گاهی در تعیین حدود و ابعاد یا مساحت اشتباه رخ می دهد، که در این صورت رسیدگی به این اشتباهات به دو حالت انجام می پذیرد:

1. چنانچه صورت مجلس تفکیکی که مبتنی بر اشتباه تنظیم گردیده و منجر به تنظیم سند انتقال و یا ثبت در دفتر املاک نشده باشد، باید صورت مجلس اصلاحی پیرو صورت مجلس تفکیکی قبلی در اداره ثبت تنظیم و اشتباه را در آن اصلاح نموده و به دفترخانه یا دفتر املاک ارسال نمود. اکنون با توجه به اجرای طرح کاداستر و ثبت الکترونیکی صورت مجلس تفکیکی و یا اصلاحی به دفترخانه ارسال نمی شود و جهت صدور سند مالکیت کاداستری ( تک برگ ) به دفتر املاک ارسال می گردد.
2. چنانچه صورت مجلس تفکیکی که مبتنی بر اشتباه تنظیم گردیده و منجر به تنظیم سند انتقال و یا ثبت در دفتر املاک شده باشد، بنا به دستور بند ۶ ماده ۲۵ قانون ثبت موضوع اشتباه می بایست توسط رئیس ثبت به هیات نظارت گزارش گردد.

 رسیدگی و رفع اشتباهی که در عملیات تفکیکی رخ دهد و منتج به انتقال رسمی یا ثبت دفتر املاک شود با هیات نظارت است، مشروط بر اینکه رفع اشتباه مزبور خللی به حق کسی نرساند و در صورت تقابل با حقوق اشخاص اعم از حقیقی و حقوقی موضوع از صلاحیت هیأت خارج می شود در یک تقسیم بندی کلی اشتباهات ثبتی به دو نوع تقسیم می شود.

1/2. اشتباهاتی که در اثر آن دیگری منتفع می شود، مانند آنکه در دفتر املاک ملک بنام متقاضی ثبت وارد شود. حال آنکه در اثر اعتراض به حکم نهایی محکوم شده است. در این صورت اگر ذینفع رضایت به تصحیح دفتر املاک ندهد، متضرر باید به دادگاه مراجعه کند. 

2/2. اشتباهی که از آن کسی منتفع نمی شود، خواه صاحب حق در نتیجه آن متضرر شده یا نشده باشد. در مورد اشتباه در عملیات تفکیکی اداره ثبت برابر بند ۱۷ ماده ۳ آئین نامه اجرایی رسیدگی اسناد مالکیت معارض و شورای عالی ثبت باید حدود اولیه را در گزارشی که به هیات نظارت می دهد قید و رونوشت صورت مجلس تفکیکی را که مورد اشتباه در آن نمایان باشد به هیات ارسال نماید رأی هیأت نظارت در این مورد برابر تبصره 6 ماده ۲۵ اصلاحی قانون ثبت قطعی است.

• بند پنجم : اشتباه در طرز تنظیم اسناد 

هرگاه در حین تنظیم سندی که از نظر تنظیم پایان نیافته باشد، از حیث تطبیق کیفیت و خصوصیت سند با مواد قانونی مشکلی رخ دهد آن را اشکال در تنظیم اسناد نامند و اگر بعد از اتمام تنظیم سند مواجه با اشتباه در تطبیق کیفیت و خصوصیات آن با مقررات شوند، این وضع را اشتباه در تنظیم اسناد می نامند. لذا چنانچه در طرز تنظیم اسناد اشتباهی پیش آید، رفع اشکال و اشتباه و صدور دستور لازم با هیات نظارت ثبت خواهد بود. رای هیات نظارت در این مورد غیر قطعی و قابل شکایت در شورای عالی ثبت است. 

کدام اشتباهات ثبتی رسیدگی شده در هیات نظارت ثبت، قابل اعتراض در شورای عالی ثبت می باشند؟ 

به موجب تبصره 4 ماده 25 قانون ثبت، آراء هیات نظارت فقط در مورد بندهاﻯ یک و پنج و هفت این ماده بر اثر شکایت ذینفع قابل تجدیدنظر در شوراﻯ عالی ثبت خواهد بود ولی مدیرکل ثبت به منظور ایجاد وحدت رویه در مواردی که آراء هیاتهاﻯ نظارت متناقض و یا خلاف قانون صادر شده باشد، موضوع را براﻯ رسیدگی و اعلام نظر به شوراﻯ عالی ثبت ارجاع می نماید و در صورتی که راﻯ هیات نظارت به موقع اجرا گذارده نشده باشد، طبق نظر شوراﻯ عالی ثبت به موقع اجرا گذارده می شود. در مورد ایجاد وحدت رویه نظر شوراﻯ عالی ثبت براﻯ هیاتهاﻯ نظارت لازم الاتباع خواهد بود. که این موارد عبارتند از :

1. هر گاه در اجراﻯ مقررات ماده یازده از جهت پذیرفتن تقاضاﻯ ثبت اختلافی بین اشخاص و اداره ثبت واقع شود و یا اشتباهی تولید گردد و یا در‌ تصرف اشخاص تزاحم و تعارض باشد، رفع اختلاف و تعیین تکلیف و یا ابطال و یا اصلاح درخواست ثبت با هیات نظارت ثبت است.
2. رسیدگی به تعارض در اسناد مالکیت کلاً یا بعضاً خواه نسبت به اصل ملک، خواه نسبت به حدود و حقوق ارتفاقی آن.
3. هر گاه در طرز تنظیم اسناد و تطبیق مفاد آنها با قوانین اشکال یا اشتباهی پیش آید، رفع اشکال و اشتباه و صدور دستور لازم با هیات نظارت ثبت خواهد‌ بود.

مهلت اعتراض به رای هیات نظارت ثبت در خصوص رد شدن درخواست اصلاح اشتباه ثبتی در شورای عالی ثبت چقدر است؟ 

به موجب تبصره 4 ماده 25 قانون ثبت اسناد و املاک الحاقی 1351/10/18 مقرر شده است : (( آراء هیات نظارت فقط در مورد بندهاﻯ یک و پنج و هفت این ماده بر اثر شکایت ذینفع قابل تجدیدنظر در شوراﻯ عالی ثبت خواهد بود‌. )) همچنین وفق تبصره 5 این ماده (( در مورد بندهاﻯ یک و پنج و هفت رأﻯ هیأت نظارت براﻯ اطلاع ذینفع بمدت بیست روز در تابلوﻯ اعلانات ثبت محل الصاق و سپس به موقع اجرا گذاشته می شود،وصول شکایت از ناحیه ذینفع چنانچه قبل از اجراﻯ رأﻯ باشد اجراﻯ رأﻯ را موقوف می نماید و رسیدگی و تعیین تکلیف با شوراﻯ عالی ثبت خواهد‌ بود. ))

بر همین اساس، تبصره 5 ماده 25 قانون ثبت اسناد و املاک صرفا در خصوص « اطلاع ذینفع » تکلیفی را بر دوش اداره ثبت محل گذاشته است و مهلتی را جهت اعتراض به آرای هیات نظارت پیش بینی نکرده است.

توضیح اینکه، در تاریخ  1352/2/16 آیین نامه اجرایی قانون رسیدگی اسناد مالکیت معارض و هیأت نظارت و شورای عالی به تصویب وزارت دادگستری رسید که در ماده 9 آن در خصوص مهلت اعتراض به آرای هیات نظارت چنین مقرر شد : ((…در مورد آراء مذکور در تبصره ۵ ماده ۲۵ اصلاحی باید فوراً رونوشت رای در تابلو اعلانات ثبت محل الصاق گردد. تاریخ الصاق باید با تمام حروف در ذیل رای الصاقی ثبت و با تذکر به اینکه تا بیست روز قابل تجدید نظر است به امضاء و گواهی مسئول مربوط برسد…))

اما در تاریخ 1378/01/28 هیأت عمومی دیوان عدالت اداری با شکایت آقای ابوالفضل مرتضوی اقدام به صدور دادنامه شماره 13 نمود که در آن ضمن ابطال ماده 9 صدر الذکر بیان نمود: (( مهلت مقرر در تبصره ۵ ماده ۲۵ قانون ثبت اسناد واملاک کشور، منحصراًدر مقام اعلام تصمیم هیات نظارت از طریق الصاق آن در تابلوی اعلانات تعیین‌ شده است و تسری مهلت مزبور به زمان اعتراض نسبت به رای هیات نظارت و محدودیت زمان اعتراض به مهلت بیست روز مقرر، مغایر حکم مقرر در ‌تبصره مذکور است.))

بنابراین با توجه به آنچه گذشت می توان به این نتیجه رسید، که مهلت معینی برای اعتراض به آرای هیات نظارت ثبت در شورای عالی ثبت در قانون پیش بینی نشده است.

مهلت اعتراض به رای هیات نظارت و شورای عالی ثبت در خصوص رد شدن درخواست اصلاح اشتباهات ثبتی در دیوان عدالت اداری 

بر اساس تبصره 2 ماده 16 قانون دیوان عدالت اداری، مدت اعتراض به رای هیات نظارت و شورای عالی ثبت، برای اشخاص مقیم ایران ۳ ماه و برای اشخاص مقیم خارج از کشور ۶ ماه از تاریخ ابلاغ رای شورای عالی معادن در دیوان عدالت اداری است.

نکته مهم اینکه، وفق تبصره اعلامی، هیات نظارت و شورای عالی ثبت، مکلف است، در رای یا تصمیم خود تصریح نمایند، که رای یا تصمیم آنها ظرف مدت مزبور در دیوان عدالت اداری قابل اعتراض است.

اما اگر اعتراض به رای خارج از مهلت های اعلامی باشد و ابلاغ به شخص خواهان به صورت واقعی نباشد و معترض ادعای عدم اطلاع از آن را بنماید، شعبه دیوان عدالت اداری، ابتدائا به موضوع ابلاغ رسیدگی می نماید. در فرض پذیرش عذر، نسبت به رسیدگی به پرونده اقدام خواهد نمود، در غیر اینصورت، نسبت به رد درخواست خواهان اقدام می نماید. نکته دیگر اینکه، در مواردی که به موجب قانون سابق، اشخاصی قبلا حق شکایت در مهلت بیشتری داشته اند، مهلت مذکور، ملاک محاسبه خواهد بود.

شرایط و نحوه ثبت اعتراض به رای هیات نظارت و شورای عالی ثبت در خصوص رد شدن درخواست اصلاح اشتباه ثبتی در دیوان عدالت اداری 

1. ثبت دادخواست ظرف فرجه مقرر قانونی از طریق دفاتر خدمات قضایی 
2. ضمیمه نمودن آرای صادره از اداره ثبت و هیات نظارت و شورای عالی ثبت 
3. ضمیمه نمودن گواهی ابلاغ رای هیات نظارت ثبت یا شورای عالی ثبت 
4. ضمیمه نمودن مستندات و ارائه دلایل کافی دال بر عدم رعایت قوانین و مقررات یا مخالفت با آنها در روند رسیدگی به پرونده در هیات نظارت یا شورای عالی ثبت و مراجع تالی

نحوه رسیدگی به اعتراض نسبت به رای هیات نظارت یا شورای ثبت در خصوص اشتباهات ثبتی در دیوان عدالت اداری 

رسیدگی در دیوان عدالت اداری به صورت غیرحضوری و شکلی است و صرفا از باب نقض قوانین و مقررات یا مخالفت با آن رسیدگی انجام می شود. و به موجب تبصره 2 الحاقی به ماده 3 قانون دیوان عدالت اداری مصوب 1402/02/10 به صورت تک مرحله ای است و دادخواست مستقیما در شعب تجدیدنظر دیوان عدالت اداری مطرح و مورد رسیدگی قرار می گیرد، که رای صادره قطعی است. اما پرونده های سابق مطروحه مطابق با صلاحیت زمان ثبت دادخواست در شعب بدوی و تجدیدنظر رسیدگی می شوند. اما رسیدگی به سایر شکایت کماکان ابتدائا به شعب بدوی ارجاع می گردد. شعبه دیوان عدالت اداری با احراز تکمیل بودن دادخواست و ضمائم آن و طرح آن در فرجه مقرر قانونی، یک نسخه از آن را برای طرف دعوا ارسال خواهد نمود. 

و طرف دعوا موظف است، ظرف مدت 30 روز از تاریخ ابلاغ دادخواست نسبت به ارائه پاسخ مکتوب خود اقدام نماید. نهایتا با وصول لایحه جوابیه و در وقت نظارت، شعبه دیوان نسبت به صدور رای مقتضی اقدام خواهد نمود. لکن با نقض رای مجددا پرونده به هیات هم عرض نظارت یا شورای عالی ثبت ارجاع می شود و آن هیات موظف به رسیدگی مجدد با رعایت شرایط اعلامی از سوی دیوان عدالت اداری است.

با فرض اصرار هیات یا شورا به رای سابق یا عدم پذیرش رای صادره توسط ذی نفع ، نامبرده مجددا می تواند نسبت به ثبت شکایت در دیوان عدالت اداری اقدام نماید. که شعبه دیوان عدالت اداری این بار امکان ورود در ماهیت موضوع و صدور حکم را خواهد داشت. اما با فرض رد اعتراض در دیوان عدالت اداری، امکان اعاده دادرسی در دیوان عدالت اداری وفق مقررات مواد 79 و 98 قانون دیوان عدالت اداری برای محکوم علیه وجود دارد.