پروفورم چیست؟ شرایط و ضوابط حاکم بر صدور و نظارت بر پروفورم | مراجع صالح به رسیدگی به اختلافات پروفورم

پروفورم که به عنوان پیش فاکتور در عرف تجارت بین الملل شناخته می شود. به مثابه سند اولیه و غیرقطعی محسوب می گردد که پیش از انعقاد بیع قطعی یا صدور فاکتور نهایی تنظیم می شود و حاوی مشخصاتی از نوع، مقدار، قیمت پیشنهادی کالا، شرایط پیشنهادی حمل بر اساس مقررات اینکوترمز، زمان بندی تسلیم، واحد محاسبه نرخ ارز، روش پرداخت، مدت اعتبار پروفورم و از این قبیل مشخصات است.

هر چند در عرف بازرگانی، پروفورم حکم (( پیش فاکتور )) را دارد و واجد اطلاعات مقتضی برای انجام مذاکرات مقدماتی و ثبت سفارش های اولیه است، اما از منظر مقررات حاکم بر ورود کالا به قلمرو جمهوری اسلامی ایران یا انجام صادرات، این سند، اثری همانند فاکتور تجاری نداشته و به تنهایی واجد وصف الزام آور کامل در قبال طرفین نخواهد بود. بدین معنا که دارنده پیش فاکتور ( خریدار بالقوه ) الزاما متعهد به پرداخت ثمن معامله یا تحویل کالای مورد اشاره در پروفورم نیست و فروشنده نیز بر مبنای این سند، هنوز قرارداد فروش قطعی را منعقد ننموده است.

ماهیت پروفورم چیست؟

پروفورم سندی از جنس (( معرفی اجمالی یا دعوت به معامله )) است و هنوز به التزام حقوقی یک سند تجاری قطعی نرسیده است، چنانچه صدور پروفورم غالبا پیش از قطعی شدن مفاد بیع و وجود اراده انشایی متقابل طرفین رخ می دهد و بیشتر یک (( اعلام شرایط پیشنهادی )) به شمار می رود. به همین جهت، هر چند این سند برای انجام تشریفات (( اخذ مجوز ثبت سفارش )) ضروری است و ممکن است در فرآیند بانک عامل یا سامانه جامع تجارت به آن استناد شود، اما در مراحل بعدی مانند محاسبه ارزش گمرکی قطعی و ترخیص کالا، دیگر کافی نخواهد بود و شکل قطعی معامله معمولا بر فاکتور نهایی استوار می شود. در نتیجه پروفورم نه تنها جایگزین سیاهه خرید نبوده، بلکه واسطه ای مقدماتی برای جریان انداختن عملیات ثبت سفارش و مکاتبات خارجی است که در سلسله مراتب اسناد تجاری، در سطحی پایین تر از فاکتور قطعی، قرارداد رسمی یا سایر اسناد یا الزام آوری حقوقی قرار می گیرد.

تفاوت پروفورم با سایر اسناد تجاری مرتبط با معاملات بین المللی از قبیل فاکتور تجاری ( قطعی )، سیاهه خرید، قرارداد فروش یا بیع بین المللی

1. در چارچوب الزامات مربوط به ثبت سفارش و اخذ مجوز ورود کالا، استناد به پروفورم به ویژه بر اساس ماده 8 و تبصره های ذیل برخی مواد دیگر از ( قانون مقررات صادرات و واردات ) و نیز آیین نامه اجرایی آن، جزو الزامات نخستین محسوب می شود، زیرا وزارت صمت ( سازمان توسعه تجارت ) در هنگام بررسی ثبت سفارش، وجود سندی حاکی از مشخصات مقدماتی کالا و شرایط پیشنهادی فروش را مطالبه می کند. به همین اعتبار، پروفورم نزد مراجع ذی ربط دولتی بیشتر به عنوان مرجع و مبنای مقدماتی تایید ثبت سفارش به کار می رود. البته این ضرورت در عمل، موجب آن نگشته است که پروفورم دارای همان جایگاه حقوقی و آثاری باشد که (فاکتور قطعی ) در ارزیابی ارزش گمرکی دارد.
2. از منظر گمرکی، مطابق با ماده 14 قانون امور گمرکی، محاسبه ارزش کالا عمدتا بر اساس (( اسناد تسلیمی صاحب کالا )) نظیر سیاهه خرید و مدارکی چون بارنامه یا بیمه نامه صورت می گیرد، فلذا (( پیش فاکتور )) به خودی خود قادر به تبیین ارزش گمرکی قطعی در هنگام ترخیص نبوده و معمولا قبل از شکل گیری فاکتور رسمی صادر می گردد. این موضوع، نافی استفاده از پروفورم در مرحله مقدماتی نیست، بلکه بیانگر این واقعیت است که پروفورم بدوا برای ثبت سفارش و تامین مقدمات صدور گشایش اعتبار ارزی ( در مواردی که خرید از طریق نظام بانکی یا با استفاده از ارز نیمایی صورت می گیرد ) ارائه می شود و هنوز حالت قطعی و غیرقابل تغییر ندارد.
3. تاجر با استناد به پروفورم می تواند در چارچوب ماده 3 قانون مقررات صادرات و واردات، برای اخذ مجوز ثبت سفارش و سپس دریافت (( کد ثبت سفارش )) از سامانه های وزارت صنعت، معدن و تجارت  ( در حال حاضر سامانه جامع تجارت ) اقدام نماید. لذا این سند از دیدگاه آن تاجر، سندی مقدماتی است جهت طرح درخواست به بانک عامل یا مراجع ارزیابی کننده تلقی می شود. اما وقتی کالا وارد قلمرو گمرکی گردید، در هنگام اظهار کالا بر مبنای مواد 14 و 15 قانون امور گمرکی، مقامات گمرکی (( فاکتور تجاری )) رسمی و اسناد قطعی حمل را که اسناد اصلی و نهایی خرید و فروش است را مبنا قرار می دهند و اگر صرفا پروفورم ارائه گردد، ارزش گذاری و تشریفات ترخیص کالا ناقص خواهد ماند.

شرایط و ضوابط حاکم بر صدور پروفورم

به موجب ضوابط عملی که در رویه بانکی و ثبت سفارش حاکم است، صدور پروفورم باید با رعایت نکات زیر همراه باشد:

1. تصریح نام و نشانی طرفین : در پروفورم باید نام صادرکننده ( فروشنده ) و واردکننده ( خریدار ) با درج مشخصات ثبتی و آدرس قانونی و در مواردی، اطلاعات تماس آنها به وضوح قید گردد. این امر به ویژه در تطبیق با چارچوب مبارزه با پول شویی و جلوگیری از سوء استفاده از کارت های بازرگانی حائز اهمیت است. دستگاه های نظارتی با استناد به این مشخصات، امکان احراز هویت و بررسی سوابق فعالان اقتصادی را خواهند داشت.
2. مشخصات فنی کالا و کد تعرفه : بنا بر موارد 14 و 15 قانون امور گمرکی، تعیین نوع کالا در هنگام ورود و ارزیابی ارزش قطعی آن، منوط به ارائه اسنادی است که بتوان مشخصات دقیق کالا و کد تعرفه مربوطه را استناد کرد. در پروفورم، درج این مشخصات نقش مقدماتی دارد. از سویی، اگر کالا مشمول محدودیت یا ممنوعیت قانونی باشد ( مانند کالاهای تحت نظارت قرنطینه ای، وزارت بهداشت، سازمان غذا و دارد و غیره )، درج صحیح و کامل این مشخصات لازمه رعایت سایر مجوزهای ورود می باشد.
3. قیمت و واحد ارزی : پروفورم باید واجد ذکر بهای پیشنهادی کالا و واحد ارز باشد. این امر در تعیین مبلغ مورد نیاز برای ثبت سفارش و اخذ تامین ارز از نظام بانکی ( در مواردی که خرید یا ارز نیمایی یا ارز حاصل از صادرات صورت می پذیرد ) ضرورت دارد. مطابق ضوابط (( آیین نامه اجرایی مقررات صادرات و واردات ))، چنانچه قیمت در پروفورم با ملحقات اساسی از جمله بیمه و حمل، متناقض باشد، بانک عامل یا سازمان توسعه تجارت می تواند نسبت به رد یا اصلاح آن اقدام نماید.
4. بیان شرایط تحویل و حمل : بر اساس اینکوترمز یا هرگونه توافق کتبی و معتبر دیگر، پروفورم باید به روشنی شرایط تحویل را قید نماید. این شرایط معین می سازد که کدام یک از طرفین هزینه حمل، بیمه، تشریفات گمرکی مبداء یا مقصد را برعهده دارد. از نظر ماده 14 قانون امور گمرکی، تشخیص مولفه های ارزش گمرکی از حیث هزینه های حمل و بیمه نیازمند همین تعیین دقیق در اسناد مقدماتی است.
5. مدت اعتبار پروفورم : روال بازرگانی مقتضی آن است که پروفورم دارای تاریخ صدور و مدت اعتبار باشد. چرا که ممکن است در صورت عدم ارسال سفارش یا عدم پرداخت در مهلت مقرر، شرایط پیشنهادی فروشنده از درجه اعتبار ساقط گردد و خریدار در هنگام ثبت سفارش با ایراد مراجع ذی ربط مواجه شود. معمولا این مدت اعتبار، بین 30 تا 90 روز متغیر است و می تواند در موارد خاص، طبق توافق طرفین تغییر یابد.
6. تطابق با محدودیت های وارداتی و صارداتی : از آنجا که به استناد ماده 2 قانون مقررات صادرات و واردات، کالاها به سه دسته مجاز، مجاز مشروط و ممنوع تقسیم می شوند، ارائه پروفورم برای کالایی که احتمالا در زمره کالاهای مجاز مشروط است باید همراه با اخذ یا اعلام دریافت مجوزهای لازم ( مثل استاندارد، بهداشت، قرنطینه دامی یا گیاهی و … )) باشد، در غیر این صورت، حتی با وجود پروفورم معتبر، مراحل بعدی ثبت سفارش یا ورود کالا دچار وقفه یا رد درخواست می گردد. ضمن آنکه اگر کالایی ممنوع الورود باشد، صدور پروفورم نیز ماهیتا قابلیت اجرای تجاری ندارد.
7. بیان صریح شرایط پرداخت : در پرداخت پروفورم، نوع، زمان بندی و مکان پرداخت ثمن یا بیعانه و وثایق احتمالی اعم از نامه اعتبار بانکی یا ضمانتنامه تصریح می گردد. این تصریح برای بانک عامل یا نهادهای مالی داخلی که قرار است تامین اعتبار ارز کنند حائز اهمیت است. به عنوان مثال، اگر شرط پرداخت به صورت اعتبار اسنادی باشد، پروفورم باید حاوی بیانی روشن درباره ال سی مورد نظر بوده و تعهد فروشنده در قبال پذیرش شرایط اعتبارات اسنادی را تصریح کند.

مراجع و نهادهای نظارتی در صدور پروفورم

اتاق بازرگانی، صنایع و معادن و کشاورزی ایران که مطابق ماده 2 قانون اتاق بازرگانی و صنایع و معادن ایران مصوب 1369 ( اصلاحی و الحاقی بعدی ) و آیین نامه های اجرایی مربوط فعالیت می نماید، به مثابه نهادی قانونی در توسعه مبادلات تجاری و تنظیم مناسبات بازرگانی، نقشی کلیدی در تایید و احراز اعتبار اسناد تجاری، از جمله پروفورم ایفا می کند. در واقع، بخشی از کارکرد اتاق در این حوزه، همسویی با ضوابط و تشریفات اداری مندرج در (( قانون مقررات صادرات و واردات )) و آیین نامه های اجرایی آن می باشد، چرا که صدور و تایید پیش فاکتور در مراحل پیش از انجام معامله و ثبت سفارش، بنا بر بند ( ب ) و تبصره های مرتبط با مواد آغازین قانون مذکور، نیازمند آن است که مراجع ذی صلاح از جمله سازمان توسعه تجارت یا وزارت صنعت، معدن و تجارت، نسبت به اصالت هویت اشخاص بازرگان و اطلاعات مندرج در پروفورم اطمینان حاصل کنند.

البته این تایید توسط اتاق بازرگانی اجباری نیست، مگر در مواردی که مراجع تخصصی یا بانک عامل، اخذ تائید اتاق یا تشکل های مرتبط را پیش شرط ادامه فرآیند ثبت سفارش یا اخذ مجوز ورود، با مشاهده گواهی اتاق بازرگانی بر پیش فاکتور، اطمینان بیشتری حاصل می کند که معامله در چارچوب قوانین قابل انجام است و روند گردش کالا از حیث انطباق با دستورات تجارت دولت، دچار اشکال نخواهد شد. لکن در عمل، بسیاری از تجار کارآزموده به جهت بهره مندی از پشتوانه حقوقی و اطمینان از صحت اطلاعات مندرج در پروفورم، تمایل دارند از مشاوره اتاق بازرگانی بهره گرفته و سند را به تایید برسانند.

علاوه بر اتاق بازرگانی، نهادهای دیگری نیز می توانند حسب مورد، نقش تایید یا کنترل در صدور پروفورم داشته باشند، از جمله، در حوزه های تخصصی، برخی اتحادیه ها یا سندیکاهای صنفی – صنعتی، طبق قواعد (( قانون نظام صنفی )) با مصوبه های شورای اقتصاد، ماموریت هایی در کنترل کیفیت یا بررسی اصالت فنی کالا بر عهده دارند. در این چارچوب، چنانچه ماهیت کالای موضوع پروفورم به گونه ای باشد که به موجب تبصره ماده 8 قانون مقررات صادرات و واردات  یا آیین نامه های مربوط، منوط به اخذ موافقت دستگاه های دیگر گردد ( نظیر سازمان غذا و دارو در کالاهای دارویی، یا وزارت جهاد کشاورزی در محصولات کشاورزی ) ارائه پیش فاکتور به مرجع تخصصی مربوط و اخذ تائید اولیه از آن مرجه قبل از نهایی شدن پروفورم در دستور کار واقع می شود.

مزایای تائید پروفورم توسط اتاق بازرگانی، صنایع، معادن و کشاورزی ایران چیست؟

از حیث حقوقی، تایید اتاق بازرگانی بر پیش فاکتور ( پروفورم ) می تواند دلایل متعددی داشته باشد:

1. نخست گواهی می کند که صادرکننده پروفورم، شخصی دارای اهلیت بازرگانی است و کد بازرگانی معتبر دارد.
2. از رهگذر اظهارنظر کارشناسی و ارزیابی ابعاد بازرگانی کالا ( نظیر قیمت، مشخصات فنی ) به تجار کمک می کند تا هر گونه ابهام احتمالی در تطبیق با استانداردها یا رویه های جاری تجارت خارجی جمهوری اسلامی ایران مرتفع شود.
3. گاهی اتاق بازرگانی بر اساس ( مواد 3 و 4 قانون مقررات صادرات و واردات ) که به شیوه طبقه بندی مجاز بودن یا نبودن ورود و صدور کالاها اشاره دارد، مشاوره و استعلاماتی انجام می دهد و در صدور یا تایید پروفورم به نحوی عمل می کند که شرایط قانونی و آیین نامه ای برای ثبت سفارش و دسترسی به مجوزهای لازم فراهم باشد.

رویه های اداری و نظارتی حاکم بر روند تسلیم و نظارت دستگاه های اجرایی نسبت به پروفورم

از منظر اداری، تاجر بدوا ملزم است پروفورم خود را که از سوی فروشنده خارجی صادر گردیده است، در (( سامانه جامع تجارت )) موضوع مصوبه ستاد فرماندهی اقتصادی مقاومتی و بخشنامه های مرتبط وزارت صمت، بارگذاری نماید. مقامات وزارت صمت و سازمان توسعه تجارت، با استناد به ماده 8 قانون مقررات صادرات و واردات، مبادرت به احراز چند امر مهم می کنند:

1. صحت مشخصات کالای مندرج در پروفورم : اعم از نوع کالا، کد تعرفه و ویژگی های کمی و کیفی آن. در صورتی که کالای موضوع پروفورم ذیل ردیف تعرفه ای مجاز مشروط یا نیازمند اخذ مجوز نهادی ویژه مانند وزارت بهداشت، سازمان غذا و دارو یا سازمان استاندارد باشد، متقاضی ناگزیر از ارائه مدارک تکمیلی خواهد بود.
2. انتساب کالای مذکور به فروشنده خارجی با اعتبار معین : برای این منظور، دستگاه نظارتی از تاجر می خواهد که حسن سابقه یا اصالت فروشنده یا شرکت خارجی را نشان دهد. اگر چه در بسیاری موارد، اتکا بر روابط تجاری از قبل برقرار شده یا استفاده از خدمات بیمه اعتبار صادراتی کفایت می کند، اما به طور خاص، اگر فروشنده خارجی فاقد شناسه یا اعتبار باشد، مرجع اجرایی می تواند درخواست تاجر را با ایراد مواجه کند.
3. بررسی تناسب قیمت و شرایط حمل : بنا بر ماده 14 قانون امور گمرکی و مقررات ارزش گذاری کالا، قیمت و شیوه تحویل ( بر اساس اینکوترمز ) در نهایت بر تعیین ارزش گمرکی کالای وارداتی اثر انکارناپذیر دارد. از این حیث، گرچه پروفورم در مرحله ثبت سفارش هنوز منتهی به نتیجه قطعی ارزش گمرکی نمی شود، اما سازمان توسعه تجارت می تواند پیشاپیش از تاجر بخواهد اسناد موید متعارف بودن نرخ های مندرج در پروفورم را ارائه نماید تا در مراحل آتی، از بروز اختلاف در ارزش گذاری و تطویل فرآیند ترخیص جلوگیری شود.

همچنین لازم به ذکر است، در رویه بانکی مرتبط با دریافت ارز از نظام بانکی (( اعم از استفاده از ارز نیمایی یا گشایش اعتبار اسنادی ( ال سی ))، تاجر پس از اخذ (( کد ثبت سفارش )) به بانک عامل مراجعه نموده و پروفورم را تسلیم می کند. بانک مزبور، در پرتو مقررات ناظر بر عملیات ارزی بانکی به ویژه بخشنامه های بانک مرکزی و ضوابط ارزی مصوب شورای پول و اعتبار، تطبیق مندرجات پروفورم با حساب ارزی متقاضی، میزان ارز تخصیصی و پایبندی به شرایط بین المللی پرداخت را بررسی می کند. در صورت مشاهده عدم تطابق مبلغ یا شروط مندرج در پروفورم با تقاضای ثبت سفارش یا موازین بانکی، بانک می تواند ضمن مردود شناختن پروفورم، از صدور گواهی تامین ارز خودداری نماید.

در کنار آن، چنانچه کالای مورد نظر از نوع (( کالاهای ممنوع )) یا (( کالای مازاد بر نیاز داخلی )) باشد که به اتکای ماده 2 قانون مقررات صادرات و واردات در زمره کالاهای ممنوعه یا محدود شده قرار دارد یا اگر در حیطه (( مقررات ناظر بر رعایت استانداردهای اجباری )) باشد و گواهی های لازم از سازمان ملی استاندارد ایران ارائه نگردد، مراجع اداری ثبت سفارش این اجازه را دارند که با استناد به آیین نامه های اجرایی مربوط، پروفورم را فاقد وجاهت دانسته و اجازه پیشرفت مراحل واردات را صادر ننمایند.

از منظر نظارتی، دستگاه های اجرایی این اختیار را دارند که با احراز قرائن موید جعل یا مخدوش بودن پروفورم، یا کشف شبهاتی در هویت فروشنده خارجی، مراتب را به نهادهای امنیتی، انتظامی یا قضایی منعکس کنند، مضافا اینکه ارائه مدارک خلاف واقع در حوزه تجارت خارجی وفق ماده 143 قانون امور گمرکی و قانون مبارزه با قاچاق کالا و ارز ممکن است، مشمول تخلفات یا جرم قاچاق کالا و ارزی قرار گیرد.

مراجع صالح به رسیدگی به اختلافات مرتبط با پروفورم فی مابین فروشنده و خریدار و دستگاه های دولتی و بانک عامل

• اختلافات فی مابین فروشنده و خریدار

هر چند در عمل هنگامی که خریدار با صدور پروفورم خلاف مقررات مواجه می شود و فروشنده از اصلاح سند اجتناب می کند، در اغلب موارد، خریدار از تکاپوی ادامه فرآیند واردات صرف نظر نموده یا برای یافتن فروشنده جدید اقدام می نماید، اما چنانچه این تعلل یا تخلف فروشنده ضرر قابل ملاحظه ای برای او تحمیل کرده باشد ( نظیر اتمام اعتبار گشایش ارزی، فسخ قرارداد تولید مرتبط با واردات یا تحمیل جریمه گمرکی ناشی از تکیه بر پروفورم خلاف مقررات ) وی می تواند در مقام مدعی وارد پیکره دادرسی شده و جبران خسارت را مطالبه نماید.

لکن مطابق اصل حاکمیت اراده و ماده 10 قانون مدنی، طرفین قرارداد به شرط کردن مرجع حل اختلاف در قرارداد هستند. بنابراین در صورتی که فروشنده و خریدار قبلا موافقت نامه ای مبنی بر ارجاع اختلاف به داوری های بین المللی یا محاکم ایران یا مراجع قضایی خارجی داشته باشند، دعوای ناشی از پروفورم در همان چارچوب قابل طرح است. لکن اگر شرط داوری وجود نداشته باشد، صلاحیت دادگاه صالح، بر اساس قواعد صلاحیت بین المللی و قانون آیین دادرسی مدنی در زمینه دعاوی بین المللی تعیین می شود.

• اختلافات فی مابین خریدار و مراجع دولتی و بانک عامل

از آنجا که پروفورم در زمره اسنادی قرار دارد که برای پیشبرد مراحل ورود کالا و ثبت سفارش در سامانه های ذی ربط ضروری است، هر گاه مراجع دولتی از جمله ( وزارت صنعت، معدن و تجارت، سازمان توسعه تجارت یا بانک عامل دولتی ) با صدور تصمیم یا اتخاذ رویه های خلاف نصوص قانونی، عملا مانع از صدور، تایید یا ترتیب تشریفات مرتبط با پروفورم گردد و در نتیجه، تاجر متضرر شود، امکان مراجعه به دیوان عدالت اداری جهت ابطال مصوبه خلاف قانون در هیات عمومی دیوان عدالت اداری یا نقض تصمیم و الزام دستگاه یا بانک عامل جهت تائید یا انجام تشریفات مرتبط با پروفورم در شعبات بدوی و تجدیدنظر دیوان عدالت اداری وجود دارد. لکن در خصوص بانک های خصوصی دعاوی ادعایی می بایست در دادگاه های حقوقی صالح طرح و پیگیری شود.

مضافا اینکه، با توجه به این اقدامات خلاف قانون ممکن است، موجب بروز خسارات هنگفت به تاجر هم شده باشد، امکان طرح دعوای اثبات وقوع تخلف علیه دستگاه دولتی یا ماموران آنها به همراه طرح خواسته مطالبه خسارت از دستگاه دولتی یا ماموران آنها در دیوان عدالت اداری هم می تواند راهگشای جبران خسارات وارده به تاجر باشد.

لکن به جهت فنی و تخصصی بودن این دعاوی، بهره مندی از خدمات تخصصی وکیل دعاوی ارزی و آشنا به قوانین بانکی و گمرکی و دیوان عدالت اداری حائز اهمیت اساسی است.