مسئولیت های حقوقی و جزائی و انتظامی سردفتران و دفتریاران 

سردفتر مسئول کلیه امور دفترخانه است و دفتریار اول ( معاون دفترخانه ) مسئول اموری است که به موجب مقررات به عهده او محول شده و یا از طرف سردفتر در حدود مقررات انجام آن امور به او ارجاع می شود. در مورد اخیر سر دفتر و دفتریار مسئولیت مشترک خواهند داشت . در موردی که بر اساس مقررات قانونی دفتریار به جای سردفتر انجام وظیفه می کند، مسئولیت دفتریار همان مسئولیت سردفتر است و همین حکم در مورد سردفتر که کفالت دفترخانه دیگری را به عهده دارد، نسبت به امور کفالت جاری خواهد بود.

مسئول دانستن سردفتر نسبت به تمامی امور مربوط به دفترخانه حتی اعمال دفتریاران و سایر کارکنان آن، مورد انتقاد واقع شده و آن را خلاف ( اصل شخصی بودن مسئولیت ) می دانند. بعضی از نویسندگان در پاسخ به این انتقاد معتقدند : (( به دنبال حذف یند 7 ماده 66 قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران مصوب 1354 که در تاریخ 1371/03/03 به موجب ماده 1 اصلاح پاره ای از مواد این قانون صورت گرفته است، کلیه کارکنان دفاتر اسناد رسمی، مشمول قانون کار شدند و مطابق ماده 12 قانون مسئولیت مدنی مصوب 1339/02/07 : (( کارفرمایانی که مشمول قانون کار هستند، مسئول جبران خساراتی می باشند که از طرف کارکنان اداری و یا کارگران آنان در حین کار یا به مناسبت آن وارد شده است و تنها زمانی که محرز شود تمام احتیاطهایی را که اوضاع و احوال قضیه ایجاب می نموده به عمل آورده، کارفرما می تواند به واردکننده خسارت در صورتی که مطابق قانون مسئول شاخته شود، مراجعه نماید.)) بنا به مراتب مسئول بودن سردفتر در تمام امور دفترخانه به موجب قانون، امری اجتناب ناپذیر بوده و با وجود نص نمی توان اجتهاد و استدلال خلاف آن ارائه نمود.

انواع مسئولیت های حقوقی و جزائی سردفتران و دفتریاران

1. مسئولیت های مدنی ( حقوقی ) 
2. مسئولیت های جزائی 
3. مسئولیت های اداری و انضباطی 

مسئولیت حقوقی سردفتران و دفتریاران

مسئولیت مدنی بر دو قسم است، مسئولیت قراردادی و مسئولیت خارج از قرارداد که گاهی آن را « مسئولیت غیرقراردادی » می‌ نامند.در تعریف اصطلاح مسئولیت مدنی گفته شده که مسئولیت در مقام خسارتی، مراقبت یا اداره شخص است یا اشیایی که به کسی دیگری وارد می‌کند. همچنین مسئولیت شخص بر اثر تخلف از انجام تعهدات ناشی از قرارداد می‌باشد.

بر این اساس، ماده ۶۸ قانون ثبت اسناد و املاک در تبیین مسئولیت سردفتران و دفتریاران تصریح می ‌کند که « هر گاه سندی به واسطه تقصیر یا غفلت مسئول دفتر (سردفتر) از اعتبار افتاده باشد، مسئول مذکور باید علاوه بر مجازات‌ های مقرر، از عهده کلیه خسارات وارده نیز برآید. اقداماتی از قبیل پاک شدن یا پاک کردن قسمتی از سند، یا تراشیدن یا به نحوی مخدوش کردن آن، از مصادیق موارد مندرج در این ماده هستند.»

ماده ۲۲ قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران نیز در تأیید این مطلب مقرر داشته است که سردفتران و دفتریارانی که در انجام وظایف خود مرتکب تخلفاتی شوند، در مقابل متعاملین و اشخاص ذی ‌نفع مسئول خواهند بود. هر گاه سندی در اثر تقصیر یا تخلف آنها  از قوانین و مقررات مربوط، بعضاً یا کلاً از اعتبار افتد و در نتیجه ضرری متوجه آن اشخاص شود، علاوه بر مجازات‌ های مقرر، باید از عهده خسارات وارده برآیند. بدیهی است مرجع رسیدگی به این ادعا و صدور حکم به پرداخت خسارات وارده به متضرر، دادگاه صلاحیت ‌دار حقوقی خواهد بود که طبق مقررات قانونی و پس از رسیدگی‌های لازم، مبادرت به صدور حکم مقتضی خواهد نمود.

که اداره حقوقی قوه قضائیه نیز به موجب نظریه مشورتی شماره ۷/۵۳۲۰ – ۱۳۷۷/۲/۲۳ در خصوص حدود مسئولیت های حقوقی سردفتران و دفتریاران نسبت به خسارات وارده به حقوق دولتی نیز اعلام داشته اند : (( با توجه به مقررات مواد ۲۲ و ۲۳ قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران، چنانچه بر اثر سهل ‌انگاری یا هر نوع تخلف سردفتر و دفتریار، حق ‌الثبت قانونی کمتر از مبلغ معین وصول شده باشد، چنانچه سند رسمی معامله صرفاً به وسیله سردفتر تنظیم شده باشد، مشارالیه به تنهایی و در صورتی که بر اثر ارجاع سردفتر به دفتریار، تنظیم سند به وسیله سردفتر صورت گرفته باشد، هر دو مشترکاً مسئول جبران خسارات وارده به دولت هستند و رسیدگی به دعوا تابع قوانین و مقررات عمومی است.)) 

مسئولیت کیفری ( جزائی ) سردفتران و دفتریاران

مسئولیت جزایی به (( مسئولیت مرتکب جرمی از جرایم مصرح در قانون را گویند.))  که شخص مسئول، به یکی از مجازاتهای 

مقرر در قانون خواهد رسید. در اینجا متضرر از جرم، اجتماع است. ( بر خلاف مسئولیت مدنی ) و در مسئولیت جزایی علی الاصول، عمد ( قصد نتیجه ) شرط تحقق جرم و مسئولیت است، برخلاف موارد مسئولیت مدنی که قانون ما حتی وجود خطا و مسامحه و اهمال هم شرط آن نیست. اصطلاح (( مسئولیت جزائی )) در مقابل اصطلاح (( مسئولیت مدنی )) قرار می گیرد.

موارد و جرایمی که ارتکاب آنها از ناحیه سردفتر یا دفتریار، موجب ایجاد مسئولیت جزائی و نتیجتا مجازات آنها، در صورت اثبات جرم، می شود در مواد 100، 103 و 104 قانون ثبت اسناد و املاک به شرح زیر بیان شده است:

• ماده ۱۰۰ قانون ثبت اسناد و املاک
  

هر یک از مستخدمین و اجزای ثبت اسناد و املاک و صاحبان دفاتر استاد رسمی، عامداً یکی از جرم ‌های ذیل را مرتکب شود، جاعل در اسناد رسمی محسوب و به مجازاتی که برای جعل و تزویر اسناد رسمی مقرر است، محکوم خواهد شد.  

اولاً : اسناد مجعوله یا مزوره را ثبت کند.  

ثانیاً : سندی را بدون حضور اشخاصی که مطابق قانون باید حضور داشته باشند، ثبت نماید.  

ثالثاً : تاریخ سند یا ثبت سندی را مقدم یا مؤخر در دفتر ثبت کند.  

رابعاً : سندی را به اسم کسانی که آن معامله را نکرده‌اند، ثبت کند.  

خامساً : تمام یا قسمتی از دفاتر ثبت را معدوم یا مکتوم کند یا ورقی از آن دفاتر را بکشد یا به وسایل متقلبانه دیگر، ثبت سندی را از اعتبار و استفاده بیندازد.  

سادساً : اسناد انتقالی را با علم به عدم مالکیت انتقال ‌دهنده ثبت کند.

سابعاً : سندی که به طور وضوح سندیت نداشته و یا از سندیت افتاده است.

• ماده ۱۰۳ قانون ثبت اسناد و املاک
  

(( هر یک از مستخدمین و اجزای ثبت اسناد و املاک ، اگر عامداً تصدیقاتی دهند که مخالف واقع باشد، در حکم جاعل اسناد رسمی خواهند بود.)) این ماده به جرم دیگری تحت عنوان ((دادن تصدیق ( گواهی ) خلاف واقع توسط سردفتران و دفتریاران))  نیز اشاره دارد که از جمله جرائم عمومی غیرقابل گذشت بوده و تعقیب مجرم نیاز به شکایت شاکی خصوصی ندارد. رضایت شاکی خصوصی تنها می‌تواند از موجبات تخفیف مجازات باشد، لذا تأثیری در توقف تعقیب یا موقوفی اجرای حکم ندارد.

• ماده ۱۰۴ قانون ثبت اسناد و املاک
  

((  در موارد تقصیراتی که مجازات آنها به موجب این باب معین نشده، مستخدمین و اجزای ثبت اسناد و املاک که مرتکب جرم یا تقصیر اداری می ‌شوند، مطابق مقررات قوانین جزایی و یا قانون استخدام عمومی تعقیب و مجازات خواهند شد. )) این ماده نیز به سایر جرائم عمومی سردفتران و دفتریاران اشاره دارد که ارتباطی به شغل و وظیفه آنها ندارد و همانند سایر افراد عادی ممکن است مرتکب آنها شوند. جرائمی مانند قتل، ایراد ضرب و جرح، فحاشی، تخریب، تخلفات رانندگی و غیره. 

رسیدگی به کلیه جرائم سردفتران و دفتریاران، خواه مربوط به شغل و وظیفه آنها باشد. (موارد مندرج در مواد ۱۰۰ و ۱۰۳ قانون ثبت) خواه از جرائم عمومی باشد، در دادگاه‌ های عمومی جزایی دادگستری و مطابق مقررات قانون آئین دادرسی دادسراها، دادگاه‌ های عمومی و انقلاب در امور کیفری سال ۱۳۷۸ و سایر قوانین جزایی ماهوی به عمل خواهد آمد.

مسئولیت اداری و انضباطی سردفتران و دفتریاران

• الف. مفهوم مسئولیت اداری و انضباطی سردفتران و دفتریاران

مسئولیت اداری یا انضباطی عبارت است از: ((  مسئولیت ناشی از تخلف انضباطی در امور اداری )) و (( تخلف انضباطی، نقض مقررات صنفی به وسیله یک نفر از افراد آن صنف می‌ باشد؛ مانند صنف قضات، وکلا، کارشناسان دادگستری و غیره. تخلف انضباطی مانند جرم جزایی، صراحت و قاطعیت ندارد. به همین جهت، بی ‌لیاقتی و عدم رعایت شئون صنفی نیز جرم تخلف انضباطی تلقی می ‌شود. همچنین، کیفر تخلف انضباطی، تناسب و ارتباط با شغل مرتکب تخلف دارد؛ از قبیل توبیخ، تعلیق موقت، انفصال موقت یا دائم از شغل و غیره.

• ب. مرجع صالح به رسیدگی و نحوه رسیدگی به شکایات و تخلفات انتظامی  سردفتران و دفتریاران

مرجع رسیدگی به این تخلفات به لحاظ فقد وصف جزایی آنها، دادسرا و دادگاه انتظامی سردفتران و دفتریاران می‌ باشد. نحوه رسیدگی نیز به این ترتیب است که ابتدا ( اداره امور اسناد سازمان ثبت اسناد و املاک کشور ) به شکایات و گزارشات مربوط به تخلفات سردفتران و دفتریاران رسیدگی مقدماتی کرده و سپس موضوع را با اظهار نظر خود به دادسرای انتظامی سردفتران احاله می ‌نماید. این دادسرا متشکل از دادستان و به تعداد لازم دادیار و کارمند دفتری است.

ترتیب رسیدگی مقدماتی و صدور کیفرخواست، تشکیل دادگاه بدوی و تجدید نظر، محاکمه، نحوه ابلاغ و اجرای احکام صادره به موجب آئین ‌نامه اجرایی ماده ۳۷ قانون دفاتر اسناد بدوی انتظامی سردفتران و دفتریاران در هر اداره ثبت استان (منطقه) و دادگاه تجدید نظر فقط در سازمان ثبت اسناد و املاک کشور در تهران تشکیل می‌ شود. که هر یک دارای سه عضو اصلی و یک عضو علی‌البدل خواهد بود. 

ترکیب اعضای این دادگاه ‌ها، نحوه انتخاب اعضای آن‌ ها و شرایط لازم در مادتین ۳۵ و ۳۶ قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران تصریح شده است.

فلسفه تشکیل دادگاه‌ های انتظامی سردفتران که به تخلفات آنان رسیدگی می ‌کند، صرفاً منظور حسن اجرای مقررات جاری است و دادگاه‌های اداری تلقی می‌ شوند و در آن‌ها هیچ‌ گونه تصمیم قضایی اتخاذ نمی‌ شود. قاضی شرکت‌کننده در چنین دادگاه‌ هایی صرفاً یک عضو به حساب می ‌آید و به مانند قضات شرکت‌کننده در کمیسیون‌های جنگلداری و … نمی ‌باشد، که در آن‌ها قاضی مبادرت به انشای رأی می‌ نماید. لذا اظهار نظر قضایی تلقی نمی ‌شود و جنبه انتظامی و اداری محض دارد و قاضی شرکت‌کننده در این دادگاه‌ ها نیز مانند سایر اعضا یک عضو اداری تلقی می‌ شود که عدم حضور وی نیز مانع رسیدگی نیست و در غیاب قاضی، سایر اعضای دادگاه می ‌توانند مبادرت به اتخاذ تصمیم نمایند؛ چرا که آرای چنین دادگاه‌ هایی در دیوان عدالت اداری قابل اعتراض می ‌باشد. اما در صورتی که تصمیم اتخاذ شده، تصمیم قضایی تلقی می ‌شد، ( مانند سایر کمیسیون ‌ها  ( جنگلداری، زمین شهری و … ). بایستی در محاکم عمومی قابل اعتراض و رسیدگی باشند. پس آرای صادره جنبه اداری دارند و بدون حضور عضو قاضی نیز از رسمیت برخوردار می‌ باشند.

نکته کاربردی : به موجب بند ب قانون تفسیر ماده ۴۲ قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران مصوب 1375/03/06 مجلس شورای اسلامی: « تصمیمات دادگاه، مقرر در این ماده قابل اعتراض و رسیدگی در دیوان عدالت اداری است.»

• پ. موجبات شروع به تعقیب سردفتر یا دفتریار متخلف

تعقیب سردفتر یا دفتریار متخلف در دادسرا و دادگاه انتظامی به سه صورت امکان ‌پذیر است:

1. به موجب شکایت شاکی ( اشخاص حقیقی و حقوقی )  
2. بر اثر گزارش بازرسان اداره ثبت اسناد و املاک  
3. به تقاضای وزیر دادگستری یا رئیس قوه قضائیه در صورتی که از سوء شهرت یا عدم امانت یا نداشتن صلاحیت علمی یا عملی آنان اطلاع حاصل نماید.

مواد ۲۱ الی ۲۶ آئین ‌نامه، بند ۴ ماده ۶ و تبصره ۲ ماده ۶ و مواد ۱۴، ۱۷، ۱۹، ۲۰، ۲۴، ۲۸، ۳۷ و ۵۳ قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران مصوب ۱7/۱۰/1354 با اصلاحات بعدی به نحوه رسیدگی، تنظیم گزارش و ارسال آن به دادسرا و دادگاه انتظامی اشاره نموده‌اند.

• ت. انواع تخلفات انضباطی سردفتران و دفتریاران

قانون ثبت اسناد و املاک و بعضی دیگر از قوانین ثبتی به ذکر پاره ‌ای از تخلفات سردفتران و دفتریاران به شرح زیر اشاره کرده‌اند:

1. به موجب ماده ۱۰۱ قانون ثبت اسناد و املاک :  « هر گاه اعضای ثبت اسناد و املاک سندی را که مفاد آن مخالفت صریح با قوانین موضوعه مملکتی داشته باشد ثبت کنند، از یک سال تا سه سال از خدمات دولتی منفصل خواهند شد.»

هر چند بعضی از حقوقدانان معتقدند که این ماده شامل سردفتران نمی ‌شود و فقط کارکنان و اعضای اداره ثبت را در بر می‌ گیرد، اما به اعتقاد ما، با توجه به صراحت قسمت « د » ماده ۲۹ اصلاحی مورخ 1360/11/27 آئین ‌نامه قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب سال ۱۳۵۴ که بعد از قانون ثبت اسناد و املاک سال ۱۳۱۰ تصویب شده و مؤخر بر آن می ‌باشد، صراحتاً « تنظیم سند برخلاف مقررات را تخلف انضباطی محسوب کرده است.

 لذا، این ماده ناظر و وارد بر ماده ۱۰۱ قانون ثبت است بوده و مرتکب حتی اگر سردفتر یا دفتریار باشد، به مجازات ‌های انتظامی مندرج در ماده اخیرالذکر محکوم خواهد شد.

2. مطابق ماده ۱۰۲ قانون ثبت اسناد و املاک : هر گاه یکی از اعضای ثبت اسناد و املاک مرتکب یکی از تخلفات زیر شود، به یک سال تا سه سال انفصال از خدمات دولتی محکوم می‌ گردد:

الف. ثبت سند قبل از احراز هویت متعاملین یا متعهد.

ب. ثبت سند قبل از احراز اهلیت متعاملین یا متعهد.

ج.ثبت سند قبل از احراز قابل ثبت بودن آن.»

تذکر: ماده ۸۶ قانون ثبت اسناد و املاک، سردفتران اسناد رسمی را هم که بدون احراز هویت متعاملین یا متعهد، اسناد آنها را به نحوی که در قانون آمده است، ثبت نمایند، مشمول مجازات مندرج در ماده ۱۰۲ قانون ثبت اسناد و املاک دانسته است.

3. بر اساس قسمت اخیر ماده ۶ لایحه قانونی راجع به اشتباهات ثبتی و اسناد مالکیت معارض مصوب 1333/10/05: سردفتران اسناد که با وجود ابلاغ اخطار اداره ثبت در مورد سند مالکیت معارض، اقدام به ثبت معامله نمایند، به انفصال ابد از شغل سردفتری محکوم خواهند شد.
4. به موجب ماده ۲۶ قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران سال ۱۳۵۴:  (( در مواردی که سردفتر یا دفتریار کفیل، دفترخانه طبق حکم دادگاه انتظامی به انفصال دائم یا سلب صلاحیت محکوم و یا مستعفی یا بازنشسته می ‌شود و بدین ترتیب دفترخانه تعطیل می‌گردد، مسئول دفترخانه باید بلافاصله اقدام به تحویل کلیه دفاتر و اسناد و اوراق مربوط به دفترخانه بنماید و نیز کلیه وجوه و اوراق بهادار که به هر عنوان به او سپرده شده را طبق دستور ثبت محل به دفتریار دفترخانه یا به دفترخانه‌ای که تعیین می‌شود، حسب مورد تحویل دهد. در صورت امتناع، به شش ماه الی یک سال حبس جنحه‌ای محکوم خواهد شد و همین حکم در مورد سردفتر یا به علت بیماری یا حادثه که قدرت لازم را برای انجام وظیفه به تشخیص دفتریاری که پزشک و تأیید سازمان ثبت اسناد و املاک کشور از دست داده باشد، در صورت امتناع نیز جاری است.))
5. ماده ۲۹ اصلاحی مورخ ۱۳۶۰/۱۱/۲۷ آئین‌نامه‌های بند ۴ ماده ۶ و تبصره ماده ۶ و مواد ۱۴، ۱۷، ۱۹، ۲۰، ۲۴، ۲۸، ۳۷ و ۵۳ قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران مصوب 1354/10/17 :  در این ماده نیز به تعدادی از تخلفات این موارد اشاره و برای آنها مجازات (تنبیه اداری) تعیین نموده است که این موارد عبارتند از :

الف. تخلفات ذیل موجب توبیخ کتبی با درج در پرونده است : 

4. تأخیر در پرداخت وجوه عمومی در صورتی که زائد بر یک هفته نباشد. در صورت تأخیر زاید بر یک هفته، به مجازات مقرر در بند (ب) و در صورت تأخیر زاید بر پانزده روز، متخلف به مجازات مقرر در بند «ج» این ماده محکوم خواهد شد.  
5. تأخیر در ارسال آمار به مراجع مربوطه و در صورت تکرار به مجازات مقرر در بند (ب) محکوم خواهد شد.  
6. عدم رعایت حضور در دفترخانه در ساعات مقرر و در صورت تکرار به مجازات مقرر در بند «ب» محکوم خواهد شد.  
7. اهمال در نظارت بر امور دفترخانه برای بار اول و در صورت تکرار به مجازات مقرر در بند «ب» و برای بار سوم به مجازات مقرر در بند «ج» محکوم خواهد شد.  
8. تمرد دفتریار از انجام دستور قانونی سردفتر برای بار اول و در صورت تکرار به مجازات مقرر در بند «ب» و برای بار سوم به مجازات مقرر در بند «ج» محکوم خواهد شد.  
9. رفتار خارج از نزاکت با همکاران یا ارباب رجوع برای بار اول و در صورت تکرار به مجازات مقرر در بند «ب» و برای بار سوم به مجازات مقرر در بند «ج» محکوم خواهد شد.  

ب.(اصلاحی 1361/05/06) – تخلفات ذیل موجب جریمه از ۵۰۰ ریال تا ۲۰ هزار ریال است :  

1. غیبت غیرمجاز یا غیرموجه تا مدت سه روز و بیش از آن به مجازات مقرر در بند «ج» محکوم خواهد شد.  
2. تأخیر در ارسال خلاصه معامله و اطلاع‌ نامه فسخ و رونوشت تقسیم ‌نامه و اطلاع ‌نامه نکاح و طلاق به اداره ثبت احوال.  
3. خودداری غیرموجه از صدور اجرائیه و یا صدور اجرائیه به صورت ناقص به نحوی که موجب تأخیر در کار شود.  
4. عدم رعایت مواد مربوطه به تشکیلات دفترخانه.  
5. قصور در تحویل قبوض سپرده و حواله آن به صندوق ثبت.
6. امتناع از ثبت واقعه ازدواج و طلاق و ثبت سند، هرچند دلیل امتناع کتبا به متقاضی اعلام شده باشد، ولی موضوع از مسائل نظری نبوده و واقعاً باید سند تنظیم شود.
7. خودداری از تسلیم رونوشت و مدارک به اشخاصی که حق دریافت آنها را دارند و یا تسلیم آنها به اشخاصی که حق دریافت آنها را ندارند.

ج. تخلفات ذیل موجب انفصال موقت از سه ماه الی شش ماه است :

1. کسر پرداختی، در صورتی که با توجه به موازین، آن عرفاً اشتباه محاسبه تلقی نشود.
2. بردن دفتر اسناد رسمی برای ثبت به خارج از محل دفترخانه بدون مجوز قانونی.
3. ثبت سند در خارج از حوزه مقرر برای دفترخانه‌های اسناد رسمی و ازدواج و طلاق.
4. امتناع از ارسال خلاصه معامله و اطلاع ‌نامه فسخ و رونوشت تقسیم ‌نامه.
5. امتناع از ارسال آمار.
6. تقصیر در تحویل قبوض سپرده و صدور حواله آن به صندوق ثبت در صورت احراز سوء نیت.
7. ثبت سند بدون استعلام از ثبت در مواردی که تکلیف به استعلام دارد.
8. تنظیم سند برخلاف مقررات و بخشنامه‌ها و دستورالعمل ‌ها.
9. امتناع از معرفی دفتریار مورد قبول سازمان ثبت ظرف مهلت معقولی که ثبت محل تعیین می‌نماید.
10. عدم قید حقوق دولتی و حق‌التحریر در دفتر و صدور اسناد تنظیمی مواردی که از طرف ثبت محل تکلیف می‌ شود.
11. تمرد از اجرای دستورات صادره و خودداری از قبول کفالت دفاتر دیگر.

د. تخلفات ذیل موجب انفصال موقت از شش ماه تا دو سال است :

1. امتناع از پرداخت وجوه عمومی با صدور اخطار لازم و دادن مهلت معقول به وسیله واحد ثبتی یا سازمان ثبت اسناد و املاک کشور.
2. امتناع از ثبت سند در صورتی که کتباً دلیل امتناع را به متقاضی تسلیم نکند و یا نوشته فاقد دلیل باشد.
3. تنظیم سند برخلاف مقررات و بخشنامه‌ها و دستورالعمل‌ ها بیش از یک بار.
4. عدم قید حقوق دولتی و حق‌التحریر در دفتر و صدور اسناد تنظیمی در صورت تکرار.
5. دخالت مستقیم یا غیرمستقیم سردفتر منفصل یا معلق در امور دفترخانه برای بار اول و در صورت تکرار، متخلف به مجازات مقرر در بند « ه » این ماده محکوم خواهد شد.
6. مخالفت کفیل دفترخانه از دخالت مستقیم یا غیرمستقیم سردفتر منفصل یا معلق در امور دفترخانه و یا خودداری از اعلام مراتب مذکور به سازمان ثبت اسناد.

ثبت محل برای بار اول و در صورت تکرار، متخلف به مجازات مقرر در بند «ه» این ماده محکوم خواهد شد.

ه.تخلفات ذیل موجب انفصال دائم است :

1. قصور یا تقصیری که منتهی به ثبت سند معارض گردد.

تبصره: در صورت جلب رضایت ذی‌ نفع و رفع آثار تعارض از طرف متخلف، دادگاه می ‌تواند کیفر او را بر حسب اهمیت موضوع به یکی از دو نوع انفصال موقت تنزل دهد.

2. گرفتن وجوهی غیر از آنچه در قوانین و مقررات تجویز گردیده است.

ث. انواع تنبیهات و مجازات های اداری سردفتران و دفتریاران 

به موجب ماده ۳۸ قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران مصوب1354/04/25، مجازات‌ های انتظامی به قرار ذیل است:

1. توبیخ با درج در پرونده.
2. جریمه نقدی از پانصد ریال تا بیست هزار ریال.
3. انفصال موقت از اشتغال به سردفتری یا دفتریاری از سه ماه تا شش ماه.
4. انفصال موقت از شش ماه تا دو سال.
5. انفصال دائم.

نکات کاربردی در خصوص مسئولیت های سردفتران و دفتریاران

1. هر گاه وزیر دادگستری، رئیس قوه قضائیه، رفتار و اخلاق سردفتر یا دفتریاری را مخالف نظم و حسن جریان امور دفترخانه تشخیص دهد، بدون مراجعه به محکمه انتظامی می‌تواند تا شش ماه دستور انفصال صادر نماید.لازم به توضیح است که «دستور انفصال» با «حکم انفصال» تفاوت دارد، زیرا اصدار حکم به معنای قضایی آن از خصایص مراجع و مقاماتی است که حق و اختیار قانونی اصدار رأی دارند، از قبیل دادگاه ‌ها و هیأت‌ های قانونی، در حالی که دستور مقام اداری به انفصال موقت، به شرح تبصره مذکور، مشمول آثار حکم به معنای یاد شده نیست. چنانچه مقام اداری صادرکننده دستور موصوف با توجه به دلایلی که بعداً ابراز خواهد شد، به ناصواب بودن یا شدید بودن دستور خود پی ببرد، می ‌تواند در مقام جبران برآید و نسبت به لغو دستور یا تخفیف آن اتخاذ تصمیم و اقدام کند.
2. چون تعقیب انتظامی سردفتران و دفتریاران فقط از نظر خساراتی نیست که متوجه متعاملین شده، بلکه از نظر نظم اداری می ‌باشد و جنبه عمومی دارد، لذا جلب رضایت شاکی و همچنین استعفای کسی که از او شکایت شده است، مانع از تعقیب انتظامی او نخواهد بود. اما برای آنکه سردفتران و دفتریاران به جلب رضایت شاکی بیشتر همت گمارند، رضایت آنها موجب تخفیف کیفر خواهد بود.
3. مرور زمان تعقیب انتظامی و تخلفات سردفتران و دفتریاران دو سال از تاریخ وقوع تخلف قابل تعقیب یا از آخرین اقدام تعقیبی است و این امر خلاف شرع و قانون اساسی اعلام نشده و به قوت خود باقی و معتبر می ‌باشد.
4. پرداخت کلیه مخارج و حقوقی که در اداره ثبت و اسناد و املاک و دفاتر اسناد اخذ می‌شود، به استثنای حق‌الاجرا، به عهده طرفی است که تقاضای ثبت نموده ( اعم از خریدار یا فروشنده )، مگر اینکه بین طرفین متعاهدین ترتیب دیگری مقرر شده باشد. به موجب نظریه مشورتی شماره 54/7 مورخ 1365/10/11 اداره حقوقی قوه قضائیه مقرر شده است: (( در دفاتر اسناد رسمی برای تنظیم سند انتقال، ارائه مدارکی از قبیل مفاصا حساب شهرداری، دارایی، سطح شهر و غیره لازم است که تهیه و ارائه آن‌ها به دفترخانه مستلزم پرداخت هزینه است. بدیهی است پرداخت وجوه مرقوم کلاً به عهده مالک ملک مورد انتقال خواهد بود، ولی مخارج تنظیم سند بین طرفین بالمناصفه است. بنابراین، چنانچه خواهان برای تنظیم سند انتقالی مخارجی خارج از آنچه به عهده او بوده پرداخت نموده باشد، نمی‌تواند با مراجعه به دادگاه ذی‌صلاح، با طرح دعوا آن را از خوانده مطالبه نماید.
5. به موجب نظریه مشورتی شماره 101/7 مورخ 1362/01/08 اداره حقوقی قوه قضائیه مقرر شده است : ((  تخلفات انتظامی متعدد سردفتران و دفتریاران را نمی‌توان در عداد جرایم جزایی قرار داد. بنابراین، چنانچه سردفتر یا دفتریار به لحاظ ارتکاب تخلفات متعددی تحت تعقیب واقع شود و به مجازات‌های انتظامی مختلفی محکوم گردد، کلیه مجازات‌ها در صورتی که قابل جمع باشد، درباره او قابل اعمال و اجرا خواهد بود.))
6. به موجب ماده ۱۱۹ قانون ثبت اسناد و املاک، ثبت ملک در دفتر املاک ( موضوع ماده ۱۲ قانون ثبت ) مستلزم پرداخت هزینه‌هایی بر اساس حداقل قیمت منطقه‌ای اعلامی توسط وزارت امور اقتصادی و دارایی تحت عنوان حق الثبت املاک می ‌باشد که شهرداری ‌ها از پرداخت آن معاف می ‌باشند. اما (( این معافیت، غیر از حق ثبت نقل و انتقالاتی است که در دفتر اسناد رسمی دریافت می‌شود و شهرداری‌ها از پرداخت حق ثبت نقل و انتقالات در دفتر اسناد رسمی که « حق الثبت اسناد » نامیده می‌شود، معاف نیستند.))
7. بعضی از دفاتر اسناد رسمی مبلغی تحت عنوان حق الزحمه تنظیم سند از مراجعین دریافت می‌دارند که این امر خلاف قانون بوده و تخلف محسوب می ‌شود. زیرا ماده ۵۰ قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران مصوب سال ۱۳۵۴ در چهار بند تکلیف را روشن کرده و وجوهی را که برای تنظیم و ثبت سند در دفاتر اسناد رسمی باید وصول شود، مشخص کرده است. طبق مفاد این ماده، برای تنظیم و ثبت سند فقط حق‌التحریر طبق تعرفه مقرر وزارت دادگستری، حق‌الثبت به مأخذ ماده ۱۲۳ اصلاحی قانون ثبت مالیات و حق تمبر برابر مقررات قوانین مالیاتی و سایر وجوهی که مربوط به حق الزحمه تنظیم سند نیست، ولی وصول آن طبق قوانین به عهده دفترخانه می‌باشد، تعیین شده است. فلذا (( اساساً حق الزحمه تنظیم سند منتفی بوده و دفتر اسناد رسمی مجاز نیست وجهی به نام حق الزحمه تنظیم سند دریافت نماید. سایر قوانین بعدی، از جمله ماده ۱۲۳ اصلاحی قانون ثبت و قانون وصول برخی از درآمدهای دولت و مصرف آن در موارد معین، نیز در مورد هزینه ثبت اسناد، صحبتی از حق الزحمه تنظیم سند نکرده است.))
8. بر اساس بخشنامه شماره ۳۶۴۵ س/۲ مورخ 1369/08/26سازمان ثبت اسناد و املاک، کلیه دفاتر مکلفند هنگام انجام معامله، قبلاً مفاد ماده ۵۶ قانون دفاتر اسناد رسمی را به متعاملین تفهیم و سپس آنها را به شعب بانک هدایت نمایند. ضمناً مفاد ماده مزبور و تعرفه حق‌التحریر را با خط خوانا و درشت و در صورت امکان به صورت دائمی و هر شکل دیگری که محو نشود و قابل ملاحظه عموم، به خصوص در معرض دید متعاملین باشد، در محل دفترخانه نصب نمایند. مسئولیت هر گونه اشتباهی ناشی از عمل دفترخانه در ارتباط با تودیع حق‌الثبت مزبور و نیز اعاده آن با دفاتر اسناد رسمی بر عهده دفترخانه است.
9. به موجب ماده ۴۷ قانون دفاتر استاد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران، کسانی که به سردفتری استاد رسمی انتخاب می‌شوند، مکلفند حداکثر ظرف سه ماه از تاریخ صدور ابلاغ نسبت به تشکیل دفترخانه اقدام نمایند و الا ابلاغ آنها کان لم یکن خواهد بود.